Dagskrá fyrir fundi

Sjá einnig: Mindful Fundir

Þó að síðan okkar á Árangursríkir fundir snertir tilgang dagskrár, og hvernig á að setja eina, síðuna okkar, Hlutverk ritara útskýrir að dagskrárgerð sé verkefni sem venjulega er unnið af formanni og ritara saman.

Þessi síða veitir frekari upplýsingar um þetta mikilvæga verkefni og mun hjálpa þér að þróa dagskrá sem styðja hágæða og árangursríka fundi.

Hvað er dagskrá?

Í sinni einföldustu mynd setur dagskrá lista yfir þau atriði sem ræða á á fundi.



Það ætti að innihalda:

  • Tilgangur fundarins ; og
  • Röðin sem ræða á um atriði , svo að fundurinn nái tilgangi sínum. Þetta mun síðar móta fundargerðina.
Nánari upplýsingar um ritun fundargerða er að finna á síðunni okkar: Hlutverk ritara .

Dagskráin getur innihaldið meira eða minna smáatriði og mun oft innihalda tímasetningar fyrir hvert atriði.

Dagskrá er tæki fyrir þátttakendur þar á meðal, en ekki takmarkað við, formann og ritara. Það þjónar nokkrum aðgerðum fyrir, á meðan og eftir fund.

Þessar aðgerðir fela í sér:

  • Það hjálpar hugsanlegum þátttakendum að ákveða hvort þeir þurfa að mæta . Með því að setja fram hvað verður rætt og hve lengi sýnir það hugsanlega þátttakendur hvort þeir skipta sköpum fyrir umræðuna og hvort það skiptir sköpum fyrir þá. Þeir geta síðan tekið upplýsta ákvörðun um hvort þeir mæta eða leggja sitt af mörkum skriflega eða með öðrum þátttakanda.
  • Það hjálpar bjóðendum að undirbúa sig fyrir fundinn . Samhliða öllum skjölum gerir það þeim kleift að skilja hvað verður rætt og hugsa fyrirfram um málin. Þeir geta einnig útbúið allar staðreyndir eða tölur svo að þær hafi nauðsynlegar upplýsingar til að leggja fram til árangursríkra framlaga.
  • Það veitir uppbyggingu fyrir fundinn . Það þýðir að allir sem vísa frá umræðuefninu geta verið færðir aftur að málinu fljótt og auðveldlega.
  • Að sama skapi gerir það formanni kleift að stjórna fundinum . Tímasett dagskrá er sérstaklega gagnleg fyrir þetta, þar sem formaður getur farið yfir á næsta atriði þegar tíminn er liðinn og beðið fundarmenn um að halda áfram umræðum annars staðar ef þörf krefur.
  • Að lokum gefur það leið sem hægt er að dæma um árangur fundarins . Þar sem dagskráin inniheldur tilganginn geta fundarmenn séð hvort fundurinn hefur náð markmiði sínu eða ekki. Þetta gerir það ljóst hvort framtíðarfundir eru nauðsynlegir um sama efni.

Hvernig setja á dagskrá

Almennt eru fimm eða sex víðtæk svæði til að fjalla um í dagskrá:

  • Skipulagning



    Þetta felur í sér dagsetningu, tíma og stað fundarins, titil þess og lista yfir boðið fundarmenn.

  • Hlutlæg

    Tilgangur fundarins og allar bakgrunnsupplýsingar eins og hvort þetta sé sá fyrsti í röð funda.

  • Húsmál

    Þetta ætti að fela í sér velkomin og kynningar og hvaða biðst afsökunar á fjarveru . Það ætti einnig að ná samþykki fyrri fundargerða , og hvaða mál sem koma upp frá þeim sem ekki er fjallað um annars staðar á dagskránni.



    Á formlegum fundi mun húsmál einnig taka til allra breytinga sem nauðsynlegar eru á síðustu gerð fundargerðar, sem skjalfest ætti formlega í fundargerð þessa fundar.

  • Hlutir

    Þetta er ‘kjöt’ dagskrárinnar. Hvert atriði ætti að hafa númer, titil og kynnir / leiðara. Það ætti einnig að hafa ráðlagðan frest á umræðunni.

    Tímasetning getur verið erfitt að komast að án fyrri reynslu af fundinum. Ritari gæti þurft að spyrja kynnirinn / leiða hversu langan tíma þeir telja að tiltekið atriði muni taka og ræða það síðan við stólinn. Lokaúthlutunin ætti að byggjast á mikilvægi hlutarins fyrir markmið fundarins og deilustig hans. Fresta á mjög umdeildu atriði sem er hliðstætt markmiði fundarins til umfjöllunar annars staðar.

    hvernig á að veita framúrskarandi þjónustu við viðskiptavini í gegnum síma



Varist!


Í sumum formlegum aðstæðum geta ákveðnir hópar eða einstaklingar haft vald til að biðja um að atriði séu tekin á dagskrá. Það þarf að koma til móts við þetta, annaðhvort með því eða með vandlegum samningum um annað tækifæri til umræðu ef dagskráin er þegar of full.


  • Öll önnur viðskipti (AOB)

    Margar dagskrárlok endar með hlut um „Önnur viðskipti“ eða „AOB“. Þó að þetta geti verið tækifæri fyrir þátttakendur til að tilkynna eitthvað til að taka þátt í framtíðardagskrá, þá getur það einnig haft mjög truflandi áhrif á slétt flæði fundarins.

    Fundarmenn geta notað AOB til að ræna fundi í eigin tilgangi og breyta allri tilfinningu fundarins, oft úr mjög jákvæðri, umfjöllun um aðgerðir í kvörtun. Þar sem AOB er jafnan síðastur er það líka hluturinn sem þátttakendur eru líklegastir til að muna, sérstaklega ef hann var neikvæður í tón.

    Vel rekinn fundur, með vel undirbúna dagskrá, ætti að þýða að enginn vilji reka önnur viðskipti.

    Því er eindregið mælt með því að þú annað hvort:

    hver er mikilvægi samskipta
    • Ekki taka AOB með sem dagskrárlið; eða
    • Ef þú tekur AOB á dagskránni samþykkir þú að það verði aðeins til að vekja máls á umræðu á komandi fundi eða annars staðar.



    Það er hægt að forðast slæma tilfinningu frá því að útiloka AOB með því að bjóða þátttakendum tækifæri til að stinga upp atriði til að taka á dagskrá fyrirfram.

    Það er þó lokaákvörðun formannsins um hvaða atriði eigi að taka með, tekin ásamt ritara, í hlutverki hans sem verndari ferlisins.

  • Lokaðu

    Þetta ætti að innihalda yfirlit fundarins, dagsetningu og tíma næsta fundar og allar aðgerðir sem samþykktar eru og hver ber ábyrgð.

Topp ráð!


Dagskrár ættu almennt að vera stutt skjöl, helst ekki fleiri en ein blaðsíða.

Samt sem áður styður stutt skýring á hverju atriði, þar á meðal hvað er líklegt til umræðu og hvað er utan umfangs, mun hjálpa fundarmönnum að undirbúa sig betur og styðja formanninn við að stjórna fundinum.

Brot í dagskrá

Sumir fundir, til dæmis formlegir stjórnarfundir eða fjarvistardagar, geta staðið yfir allan daginn eða jafnvel meira en einn dag.

Dagskrá slíkra funda þarf augljóslega að fela í sér hlé, venjulega að minnsta kosti eitt hlé á morgnana og eitt síðdegis, svo og hádegishlé.

Hins vegar gæti jafnvel styttri fundur notið góðs af einu eða fleiri pásum. Þetta býður upp á tækifæri til umræðu milli tveggja eða fleiri þátttakenda utan aðalfundar og gerir fundinum einnig kleift að komast aftur á skrið ef eitt eða fleiri atriði hafa tekið meiri tíma en búist var við.

Að gera fundi afkastameiri

Góð dagskrá tryggir að umræðan flæði en sé einbeitt, fundurinn nái markmiði sínu og að það sé afkastamikil nýting tíma þátttakenda.

Að taka tíma til að undirbúa dagskrá verður tímanum sem vel er varið. Það mun einnig sýna þátttakendum þínum að þú metur tíma þeirra eins mikið og þú metur þinn eigin. Sú viðleitni mun einnig skila sér neðar í röðinni: þegar fólk kynnist því að fundir þínir ganga vel og ná markmiðum sínum er líklegra að þeir mæti á þá í framtíðinni.

Sjá einnig:
Fundir - Skipulagning og uppbygging
Fundarstjórn - Hlutverk formannsins
Hlutverk ritara og taka mínútur