Að halda fund

Sjá einnig: Mindful Fundir

Ef viðeigandi undirbúningur hefur verið gerður, þá er vettvangur fyrir árangursríkan fund.

Dagskrá mun hafa verið framleidd og dreift. Þátttakendur mæta vitandi um hvað á að ræða og með nægar bakgrunnsupplýsingar til að leggja fram viðeigandi framlög. Ef við á munu þeir hafa ráðfært sig við fólk sem þeir eru fulltrúar og rætt öll viðeigandi mál.

Sjá síðuna okkar: Fundir - Skipulagning og uppbygging til að læra hvernig.




Þessi síða skoðar hlutverk formanns sem hefur það hlutverk að stjórna fundinum.

Hlutverk formannsins

Á formlegri fundi mun formaður gera grein fyrir tilgangi fundarins og minna félaga á hvers vegna þeir eru þar.

Á slíkum fundi er lítil þörf á að vísa til þessarar aðferðar þar sem þetta er óbeint í settum siðareglum, þ.e.

hvaða marghyrningur hefur 4 hliðar og 4 horn
  • Formaður stjórnar fundinum.
  • Öllum athugasemdum er beint í gegnum stólinn.
  • Meðlimir trufla hvorn annan.
  • Félagsmenn stefna að því að ná samstöðu.
  • Kosið er ef ekki næst samstaða.
  • Meirihlutinn vinnur atkvæði.
  • Allir félagar samþykkja ákvörðun meirihlutans.

Þetta er ein fyrirmynd en hægt er að taka upp aðrar gerðir.



Þegar umræður eru í gangi er það á ábyrgð formannsins að sjá til þess að hún haldi áfram að streyma greiðlega með því að taka þátt í öllum viðstöddum meðlimum og með því að leyfa ekki einum eða tveimur aðilum að ráða yfir fundinum. Samantekt formanns á fundum getur:

  • Tilgreindu framfarir, eða skort á.
  • Endurfókusumræða sem hefur villst út af punktinum.
  • Lokið einu stigi og leiðið í það næsta.
  • Leggðu áherslu á mikilvæg atriði.
  • Aðstoða ritari ef þörf er á.
  • Skýrðu allan misskilning.

Formaðurinn ætti að skeið fundinum og tryggja að hann gangi til tíma. Ef skipulagning hefur verið rétt framkvæmd ætti þetta ekki að reynast vandamál.

Í lok fundar ætti formaður að minna félagsmenn á það sem þeir hafa áorkað og þakka þeim fyrir þeirra framlag. Að lokum ætti að raða tíma og dagsetningu næsta fundar. Aftur er þetta eitt algengt líkan fyrir árangursríka fundi, árangursríkum árangri er hægt að ná á mismunandi hátt með mismunandi aðferðum í mismunandi tilgangi, svo aðlagast eftir því sem við á að sérstökum aðstæðum.


Hlutverk félagsmanna

Þótt það sé hlutverk formanns að stjórna fundinum er þátttaka allra félagsmanna einnig grundvallaratriði fyrir velgengni fundarins.



Til að tryggja árangursríkan fund ættu allir þátttakendur að:

  • Farðu í nauðsynlegan undirbúning fyrir fundinn.
  • Mæta á réttum tíma.
  • Hafðu opinn huga.
  • Hlustaðu á skoðanir annarra.
  • Taktu þátt.
  • Forðastu að stjórna málsmeðferðinni.
  • Forðastu átök.
  • Forðastu hliðarsamtöl sem afvegaleiða aðra.
  • Spyrðu spurninga til að skýra skilninginn.
  • Athugaðu allar aðgerðir sem samið er um. (Sjá: Glósa )
  • Eftir fundinn, ráðist í allar samþykktar aðgerðir og upplýst aðrar eftir því sem við á.
Sjá einnig: Hlutverk ritara og hvernig á að skrifa fundargerð .

Af hverju fundir geta verið árangurslausir

Það eru margar ástæður fyrir því að fundir skila ekki árangri, sumar þeirra eru:

  • Fundurinn er óþarfur og snýst um umræður um léttvæg mál og sóa dýrmætum tíma félagsmanna.
  • Fundurinn skortir skýran tilgang , þ.e. markmið og markmið eru ekki skýrt skilgreind.
  • Óviðeigandi leiðtogastíll , þ.e.a.s., formaðurinn ræður yfir og lokar eða hunsar önnur framlög. Sjá síðuna okkar: Leiðtogastílar .
  • Formaðurinn hefur litla stjórn og leyfir einum eða tveimur meðlimum að ráða málsmeðferðinni.
  • Fundurinn er of stór með því að takmarka flæði umræðna og koma í veg fyrir að allir meðlimir geti lagt sitt af mörkum.
  • Ákvarðanir koma fram sem eru ekki raunverulega fulltrúar.
  • Talað er um vandamál frekar en talað er um.
  • Ákvarðanir eru seinkaðar eða ekki er brugðist við.
  • Engar skýrar ákvarðanir eru teknar.
  • Fundargerðir eru ónákvæmar eða litið á það sem formanninum eða ritaranum að stjórna honum í eigin tilgangi.
  • Rangt fólk er til staðar , þannig að koma í veg fyrir að fundurinn gangi á árangursríkan hátt, t.d., viðstaddir verða að vísa aftur til annarrar manneskju og geta því ekki tjáð sig á áhrifaríkan hátt.

Yfirlit

Það eru margar tegundir af fundum og margar ástæður fyrir því að fundir geta verið árangurslausir.

Til að fundir skili árangri er krafist þátttöku frá öllum viðstöddum. Lykilhæfileikar mannleg samskipti og hlustun eru mikilvæg.

Til að tryggja árangur fundarins er góður undirbúningur nauðsynlegur og hlutverk formannsins í fyrirrúmi. Ef þessi skilyrði eru uppfyllt ættu allir þátttakendur að yfirgefa fundinn með tilfinningu um afrek, ekki eins og tíma þeirra hafi verið sóað.

þriggja sjónauka inngangur að þrígreiningu

Halda áfram að:
Fundir - Skipulagning og uppbygging
Setja dagskrá | Hlutverk ritara