Umsjón með blaðamannafundi

Sjá einnig: Að skrifa fréttatilkynningu

Blaðamannafundir eru fjölmiðlaatburðir. Þau eru hönnuð til að annað hvort fá jákvæða fréttaflutning af tilkynningu frá stofnun þinni, ef til vill um nýja stefnu, vöru eða þjónustu, eða til að takmarka neikvæða umfjöllun um vandamál eða hörmung.

Fréttamannafundir eru ólíkir öllum öðrum kynningartækifærum og afleiðingarnar geta verið alvarlegar ef þú klúðrar því, svo það er vel þess virði að komast að því hvernig eigi að stjórna þeim vel.


Hvenær á að halda blaðamannafund

Það eru margar leiðir til að fá fjölmiðlaumfjöllun. Aðeins ætti að nota blaðamannafund undir þremur kringumstæðum:



1. Þegar þú hefur stórar fréttir til að miðla

Blaðamannafundir taka talsverðan skipulagningu og þeir eru ekki auðveldir viðburðir að stjórna. Þú vilt því aðeins halda einu þegar þú hefur virkilega stórar fréttir til að hafa samskipti og vilt koma þeim út til mikils áhorfenda eins hratt og mögulegt er.

hvernig bregst þú venjulega við þegar einhver er gagnrýninn á þig eða vinnuna þína?

2. Þegar fréttirnar eru að bresta



Enginn blaðamaður sem er þess virði að salti muni mæta á blaðamannafund ef fréttirnar hafa þegar borist. Það verða að vera ‘nýjar’ fréttir. Eina undantekningin er ef þú ert að bregðast við hörmungum en jafnvel þá verður blaðamannafundurinn að vera í fyrsta skipti sem þú gefur formleg viðbrögð eða þú verður að hafa eitthvað nýtt til að miðla til fjölmiðla.

3. Hvenær blaðamenn vilja vita

Ef enginn spyr, þá vill líklega enginn vita og pressan mætir ekki á blaðamannafundinn þinn. Tíminn til að halda blaðamannafund er þegar þú getur ekki stjórnað símanum vegna þess að svo margir blaðamenn leita eftir upplýsingum.


Skipulagning blaðamannafunda

Stærri samtök geta vel haft blaðaskrifstofu sem hefur það hlutverk að skipuleggja blaðamannafundi og ráðleggja þér um það.

Ef ekki, þá eru nokkur svæði sem þarf að huga að:

Tímasetning

Sólarhrings fréttir hafa frekar breytt landslagi blaðamannafunda, en það er samt þess virði að muna að fréttastofnanir geta stefnt að sérstökum sjónvarpsrásum.



Blaðamannafundur um miðjan morgun gefur þér bestu möguleikana á að lenda í einum af þessum spilakössum. Miðja viku er einnig almennt talin betri, þar sem það er hljóðlátara fyrir fréttir.


Staðsetning

Þú þarft ekki að fara neitt ímyndunarafl til að halda blaðamannafund.

Fundarherbergi mun gera það, að því tilskildu að það sé viðeigandi ‘efsta borð’ og nóg pláss fyrir pressuna. En ef þú ferð annað, ekki gleyma að heimsækja til að athuga hvar vettvangurinn hentar og vertu einnig viss um að þú hafir „plan B“ ef það er vandamál.



Ef þú ert bregðast við hörmungum , það getur verið góð hugmynd að vera á stað vandans. Ef ekkert annað mun það sýna fram á að topplið þitt er á staðnum og ekki í 500 mílna fjarlægð.

hvað heitir okkur mælikerfið

Mikilvægi punkturinn er sá að vettvangur þinn er auðveldur fyrir fjölmiðla og einnig búinn öllum nauðsynlegum búnaði fyrir þá.


Búnaður

Þú vilt fagmannlegan hljóðbúnað, svo leigðu hann ef þörf krefur hjá PR fyrirtæki sem getur ráðlagt þér hvað þú þarft.



Vertu einnig viss um að fá tæknimann sem getur leyst vandamál. Að minnsta kosti þarftu hljóðnema svo allir geti heyrt hvað hátalarar þínir segja.

Það getur líka verið gagnlegt að taka myndband af myndinni, bara ef fréttatilkynningar annars staðar þýða að sum fjölmiðlahópar mæta ekki. Vertu einnig viss um að það sé sterk farsímamerki og Wi-Fi tenging, með aðgangskóðanum aðgengilegan.


Fjölmiðlasett

Þú verður að útvega möppu með upplýsingum, þar á meðal a fréttatilkynning , upplýsingar um þátttakendur á blaðamannafundinum, tilvitnanir frá yfirstjórnendum í samtökunum og hvaða samstarfsaðila sem þú getur sannfært um að segja eitthvað jákvætt, auk upplýsinga um áætlanir. Láttu einnig vefsíðu með frekari upplýsingum fylgja með.


Fólk

Þú verður að íhuga hverjir ættu að mæta. Hver er bestur frá samtökum þínum?

Veldu fólk með mikinn trúverðugleika sem getur talað vel og framsagt, þar með talið til að bregðast við spurningum.

Ættir þú að vera með fulltrúa frá samtökum hagsmunaaðila? Ætla þeir að tala, eða bara vera til taks til að svara spurningum og veita viðtöl á eftir?

Helst viltu bara einn eða tvo ræðumenn, en vertu viss um að allir sem mæta geti verið áfram til að veita viðtöl í fjölmiðlum á eftir, þar sem þetta mun tryggja að allir blaðamenn sem verða beygðir geti mætt seint og fá samt söguna.


Sýnir

Gakktu úr skugga um að svæðið fyrir aftan hátalarana sé autt og / eða með skipulagsmerkið þitt.

Þú vilt ekki að hátalararnir þínir séu sýndir í sjónvarpi með pípur sem greinilega standa út úr höfðinu á sér eða eitthvað sem truflar að gerast að aftan. Ef mögulegt er skaltu láta upplýsingar um vefsíðu stofnunar þíns fylgja á bakgrunninum og / eða pallinum eða borðinu.


Fundarstjóri

Hugleiddu að nota stjórnanda til að stjórna viðburðinum, til dæmis að kynna fyrirlesara og beina spurningunum til viðeigandi aðila. Þú gætir til dæmis fengið reynslumikla PR manneskju til hófsama, eða jafnvel vinalega blaðamann.


Að bjóða Pressunni

Það hljómar augljóst, en ekki gleyma að láta staðbundna og, ef við á, innanlandspressu vita að þú ert með blaðamannafund!


Umsjón með blaðamannafundinum

Hér eru tvö meginsvið sem þarf að hafa í huga: að kynna upplýsingar þínar og svara spurningum.

tegundir af línuritum sem notuð eru í vísindum

Að kynna upplýsingar

Hér er í raun aðeins ein mikilvæg regla: hafðu hana stutta.

Segðu það sem þú þarft að segja og hættu síðan. Ef þú ert með fleiri en einn ræðumann skaltu tilkynna hvern og einn að gera þrjú til fimm stig, ekki meira en um það bil þrjár til fimm mínútur. Allur blaðamannafundurinn ætti ekki að taka lengri tíma en 45 mínútur að meðtöldum spurningum.

Gerðu það ekki notaðu PowerPoint eða önnur sjónræn hjálpartæki.

Einbeittu þér að sögunni sem þú vilt segja. Blaðamenn eru uppteknir menn: ef þú getur gefið þeim sögu sem þeir geta notað, gerir það líf þeirra mun auðveldara. Þetta gerir það líklegra að þeir fari ekki að leita að öðru sjónarhorni heldur noti það sem þú hefur gefið þeim.

Ef þú gefur þeim ekki sögu munu þeir finna sína eigin og þér líkar það kannski ekki.

Að svara spurningum

Þetta er líklega erfiðasti hlutinn við að stjórna blaðamannafundi, vegna þess að þú veist ekki hvað kemur til með að koma upp.

Undirbúið eins mikið og þú getur fyrirfram með því að vinna úr því sem hægt er að spyrja og setja saman góð viðbrögð við hverri erfiðri spurningu. Það er góð hugmynd að æfa sig með einhverjum sem þykjast vera blaðamenn. Ef þú ert með fleiri en einn að tala á blaðamannafundinum, þá skaltu samþykkja það fyrirfram hver ætlar að svara hvaða tegund af spurningum.

Vertu einnig viss um að stjórnandi þinn sé vakandi fyrir spurningum sem falla utan blaðamannafundarins, sérstaklega ef þær eru fjandsamlegar. Þeir þurfa að vera tilbúnir til að stökkva til og segja eitthvað eins og:

hverjar eru þrjár jákvæðar aðferðir til að stjórna streitu 10 stig
„Ég er hræddur um að sú spurning sé utan okkar sviðs í dag. Vill einhver spyrja um efnið sem við höfum rætt? “

Varist blaðamenn sem freista þess að nota ákveðnar setningar með því að ‘smita’ þig. Þeir geta óskað eftir tilvitnunum sem þeir geta notað úr samhengi, vegna þess að þær gera frábærar fyrirsagnir.

Dæmi: Smitandi texti


Á þjálfunarviðburði fréttastjórnenda var hópur nemenda að þykjast vera stjórn stórmarkaðskeðjukeðjunnar sem hélt blaðamannafund. Einn blaðamaður sagði:

Geturðu sagt okkur meira um þennan eitraða mat sem er að finna í einni af verslunum þínum?

Hópurinn horfði hvass á annan. Í kynningarfundinum fyrir æfinguna hafði ekki verið minnst á eitraðan mat og í raun var það bara blaðamaðurinn að spila leiki til að sjá hvað myndi gerast. Einn þeirra tók til máls.

Við viðurkennum ekki eitraðan mat .

Um leið og hún sagði það, áttaði hún sig á því að hún var tekin út. Tilvitnun utan samhengis og fyrirsögn blaðsins daginn eftir, hafði verið raunverulegur blaðamannafundur.

Blaðamannafundir í kringum slæmar fréttir og sérstaklega slys eða hamfarir eru sérstakt tilfelli. Sjá síðu okkar á Kreppusamskipti fyrir meira.


Eftir atburðinn

Það er góð hugmynd að fylgja fréttastofum á staðnum og á landsvísu til að ganga úr skugga um að þeir fái allt sem þeir þurfa.

Sérstaklega ef það var annar viðburður á daginn, og sum fjölmiðlahópar komust ekki á blaðamannafundinn þinn, hringdu og láttu þá vita að þú ert með upptöku og sendu fjölmiðlakit með tölvupósti. Þeir gætu notað eitthvað af því jafnvel þó þeir væru ekki til staðar. Þú getur einnig boðið upp á að setja upp viðtöl við þátttakendur síðar ef þörf krefur.

Það er líka góð venja að deila fréttaflutningi sjálfur, gegnum samfélagsmiðla og þína eigin vefsíðu, til að fá hámarks kynningu og einnig til að fara yfir blaðamannafundinn þinn og umfjöllunina sem af því hlýst til að sjá hvað þú getur lært af honum.

Halda áfram að:
Kreppusamskipti: Stjórnun fjölmiðla og almannatengsla í kringum hamfarir
Sjálfskynning í kynningum