Mindful Fundir

Sjá einnig: Fundir - Skipulagning og uppbygging

Ert þú einn af meirihluta fólks sem hatar fundi, vegna þess að þeir halda of lengi, og virðast aldrei skipta máli?

Nýlegar rannsóknir frá Cranfield Center for Business Performance við University of Cranfield leiddu í ljós að fundir þurfa ekki að vera svona.

Þess í stað leggja vísindamennirnir til að fundir geti verið eitt öflugasta tækið í vopnabúnaði hvers stjórnanda ef formaður getur hjálpað þátttakendum að komast inn í ríki svipað og ‘mindfulness’.



Í þessu ástandi munu þátttakendur sjá hlutina skýrar og hjálpa til við að taka betri ákvarðanir.


Hvað er Mindfulness?

Í grundvallaratriðum er núvitund að vera meðvitaður um nútímann.

Upprunalega var hugtak búddista, núvitund er einn af sjö þáttum uppljóstrunarinnar. Í þessu samhengi þýðir það vitund um veruleika hlutanna og er því talin vera leið til að vinna bug á blekkingu, og lykilafl.

Á persónulegu stigi þýðir núvitund að vera meðvitaður um líkama sinn, huga og tilfinningar.

Sjá síðu okkar á Mindfulness fyrir meira.

Í ' minnugur fundur ’, Formaður hjálpar þátttakendum að vera meðvitaðir um‘ núið ’en bregðast ekki of hratt við upplýsingum.

Þetta gerir kleift að kanna nýjar hugmyndir og ólík sjónarhorn.




Rannsóknirnar á Cranfield, undir forystu dr Andrey Pavlov og dr Jutta Toblas, benda til þess að ef formaður hjálpar þátttakendum að verða meira í huga, taki þeir þátt á áhrifaríkari hátt og einbeiti sér að forgangsröðun fundarins frekar en eigin hugsunum. Þótt þetta hljómi kannski erfitt er furðu einföld röð af tíu skrefum sem stóllinn getur tekið til að hjálpa þátttakendum að komast inn í það „minnisrými“.


Mindful Fundir: Tíu skrefa ferli

1) Hvetjum til víðsýni

Þeir sem mæta á fundinn þurfa að finna að þeir geta talað opinskátt án þess að þurfa að hafa áhyggjur af hugsanlegum afleiðingum þess sem þeir segja. Stólar geta gripið til aðgerða til að hvetja til þess með því að hvetja alla til að segja sitt og tryggja að persónuleg gagnrýni sé ekki leyfð.

2) Koma á trausti

Traust tekur tíma að þróa en þegar það er til er það öflugt tæki til að hvetja til víðsýni og miðlun upplýsinga. Það er mikilvægt að hópurinn á fundinum þekkist og eigi möguleika á að byggja upp traust. Formaður gæti því viljað taka skýrt fram að senda varamenn er ekki ásættanlegt ef einn einstaklingur er ófær um að mæta, eða að það er mikilvægt að hópurinn vinni saman yfir tíma.

3) Vertu viss um að allir séu líkamlega þægilegir



Það hljómar undarlega en rannsóknir sýna að allar hugsanir og tilfinningar koma fyrst upp sem líkamlegar skynjanir. Þetta er túlkað sem tilfinningar og hafa síðan áhrif á ákvarðanatöku. Þess vegna er mjög mikilvægt að ganga úr skugga um að öllum líði vel. Þetta þýðir að stóllinn þarf til dæmis að tryggja að það sé nóg pláss í fundarherberginu til að allir passi þægilega, að það sé ekki of heitt eða of kalt og að allir sem vilja fá sér drykk. Þar sem mörg samtök hafa bannað jafnvel hugmyndina um að útvega ókeypis kaffi getur þetta þýtt að senda tölvupóst um til að minna alla á að taka með sér drykki.

4) Gakktu úr skugga um að mismunandi skoðanir séu á meðal hópsins

Ef hópurinn er of líkur geta komið upp nokkur ógagnleg mál þar á meðal hætta á „hóphugsun“ þar sem hópurinn sér ekki að önnur sjónarmið eru möguleg. Það eru því góðar venjur að sjá til þess að þeir sem mæta komi frá mismunandi uppruna og starfi innan og utan skipulagsheildarinnar og að þeir hafi því mismunandi sjónarmið. Hefur þú til dæmis tekið þátt í sjónarhorni sjúklinga hjá heilbrigðisstofnunum?

5) Leyfa þátttakendum að tjá tilfinningar

Það getur stundum virst eins og að láta í ljós tilfinningar séu litið illa í viðskiptalegu samhengi og jafnvel á persónulegum fundi. Þeir eru bara svo sóðalegir. En hvernig okkur líður er órjúfanlegur hluti af því hvernig við tökum ákvarðanir og því getur ekki komið í huga ástand ef tjáning tilfinninga er ekki leyfð. Stóllinn gæti þurft að sjá til þess að það sé sérstaklega samþykkt að tjá tilfinningar sé leyfilegt þar sem hópurinn gæti að öðrum kosti gert ráð fyrir óbeinu banni.

6) Hittu augliti til auglitis hvar sem mögulegt er



Þó að það sé fullkomlega mögulegt að hlúa að núverandi sambandi með tölvupósti og jafnvel þróa eitt, þá gefur fundur augliti til auglitis öfluga tilfinningu fyrir tengingu. Þó að þú myndir ekki vilja draga fólk 200 mílur bara í hálftíma fund, ef mögulegt er, skaltu halda fundi þegar fólk er þegar í sama rými til að forðast fjarfund og hvetja þátttakendur til að tala persónulega þegar mögulegt er.

7) Virðið þá staðreynd að fólk hefur takmarkaðan athygli

Einbeiting og athygli skiptir sköpum til að viðhalda núvitund. Það er líka mikil vinna og takmarkað framboð. Svo að formaður þarf að virða það og sjá til þess að fundirnir séu stuttir og nákvæmir, með hléum og veitingum ef þörf krefur.

hvað þýðir það að hafa samkennd

8) Haltu áherslu sem formaður

Stóllinn er þungamiðja fundarins. Hver sem er að tala, það er líklegt að að minnsta kosti einn annar í herberginu verði meðvitað um hvað stólinn er að gera. Stóllinn þarf því að vera til staðar í huga sem og líkama og ekki freistast til að fara snemma og láta hina halda áfram. Formaður hefur einnig það hlutverk að halda einbeitingu fundarins með því að koma honum aftur á réttan kjöl og skýra uppbyggingu ef þörf krefur.

9) Leyfðu að ræða nýjar hugmyndir og forgangsröðun



Mindfulness snýst allt um ‘núið’, núverandi augnablik. Ef fundurinn beinist að því hvernig fyrirtækið eða stofnunin hefur gert hlutina að undanförnu, er líklegt að það missi af nýjum og nýjum hugmyndum. Stóllinn þarf því að vera áfram eftir því sem umræður þróast og reyna að standast ekki nýjar áherslur ef þær koma fram. Besta leiðin til að gera þetta er að einbeita sér að því sem þarf „núna“, sem er líklegt til að hvetja til að nauðsynlegar upplýsingar komi fram og hjálpa hópnum að taka ákvarðanir sem árangursríkastar.

10) Mótaðu uppbyggingu fundarins

Burtséð frá því hversu auðvelt það væri að láta einhvern annan móta dagskrána, þá er mikilvægt að stóllinn sé mjög þátttakandi. Stóllinn hefur einnig hlutverk í að móta uppbyggingu fundarins eins og hann þróast og leyfa honum að þróast sveigjanlega ef þörf krefur. Með formanninn sem leggur áherslu á uppbyggingu fundarins geta allir aðrir einbeitt sér að efninu og því tekið ákvarðanir með huga.


Bara skynsemi?

Þú gætir verið að hugsa um að mörg af þessum tíu skrefum séu bara skynsemi. Og setja svona fram, þeir líta alveg augljóslega út. En það er líka ljóst af rannsóknum bæði á Cranfield og annars staðar að þær eru ekki endilega venjan.

Sem formaður, ef þú fella jafnvel nokkur af þessum tíu atriðum inn á fundi þína, er líklegt að þér finnist fundir þínir verða árangursríkari. Ef þú fellir þá alla saman, muntu örugglega komast að því að hópar sem þú stýrir taka árangursríkari ákvarðanir og að fólk er fúsara að mæta í líkama og huga.

Halda áfram að:
Hvað er Mindfulness?
Fundarstjórn - Hlutverk formannsins
Hlutverk ritara og taka mínútur