Skipuleggja og skipuleggja árangursríka fundi

Sjá einnig: Hvernig á að haga fundi

Fólk sækir fundi af margvíslegum ástæðum, þar á meðal vinnu, persónulegum áhugamálum og tómstundum.

Flestir verða að taka þátt í fundum einhvern tíma á ævinni og margir gera það reglulega.

Fundir geta farið fram í vinnunni, innan samtaka, íþróttahóps, foreldrafélags kennara, kirkjuhóps eða einnar ógrynni af öðrum nefndum.



Þessi síða skoðar hvernig fundum er háttað við formlegar aðstæður. Það kannar hvernig góður undirbúningur og árangursríkur formaður geta stuðlað að árangri fundarins, gefið tilfinningu fyrir stefnu eða tilgangi.

Sumir fundir láta þátttakendur finna fyrir því að þeir hafi sóað tíma sínum þar sem lítið hefur áunnist og það getur verið af mörgum ástæðum. Þessi síða skoðar ástæður þess að fundir geta verið minna árangursríkir og veitir aðstoð og ráð til að gera þér kleift að fá sem mest út úr fundunum sem þú tekur þátt í.


Hvað er fundur?

Að því er varðar þessa síðu er fundur að koma saman þrír eða fleiri sem deila sameiginlegum markmiðum og markmiðum og sem með því að nota munnleg og skrifað samskipti stuðla að því að markmiðunum sé náð.

Tilgangur funda

Fundir eru mikilvægt skipulagstæki þar sem hægt er að nota þau til að:

  • Sameina og þróa hugmyndir
  • Skipuleggðu
  • Leysa vandamál
  • Taktu ákvarðanir
  • Skapa og þróa skilning
  • Hvetjum eldmóð og frumkvæði
  • Veita tilfinningu fyrir átt
  • Búðu til sameiginlegan tilgang

Þó að fundir geti verið mismunandi að stærð, innihaldi og nálgun, eiga árangursríkir fundir allir eftirfarandi þrjá þætti sameiginlega:

hvernig á að skipuleggja ritgerðarlýsingu

  1. Sérstakur tilgangur eða markmið
  2. Notkun skilvirkra samskipta
  3. Stjórnað ástand

Íhlutir funda



Fundi má skipta í eftirfarandi þrjá meginþætti:

  • Innihald er þekking, upplýsingar, reynsla, sérþekking, skoðanir, hugmyndir, viðhorf og væntingar sem hver einstaklingur færir til fundar.
  • Samskipti er það hvernig þátttakendur vinna saman að því að takast á við efni fundarins. Þetta felur í sér tilfinningar, viðhorf og væntingar þátttakenda sem hafa bein áhrif á samstarf, hlustun, þátttöku og traust.
  • Uppbygging er leiðin sem bæði upplýsingar og þátttakendur eru skipulagðir til að ná tilgangi / markmiðum fundarins.

Tegundir funda

Það eru margar mismunandi gerðir af fundum; hér einbeitum við okkur að þeim sem voru vanir:

  • Tilkynna
  • Hafðu samráð
  • Leysa vandamál
  • Taktu ákvarðanir

Upplýsa fundi

Þetta eru einfaldustu fundirnir þar sem einn félagi, venjulega formaður, hefur staðreyndar upplýsingar eða ákvörðun sem hefur áhrif á alla viðstadda sem hann / hún vill koma á framfæri. Slíkir fundir hafa tilhneigingu til að vera formlegir þar sem markmið þeirra eru að veita meðlimum raunverulegan skilning og ræða hvers konar afleiðingar eða hvernig eigi að nýta slíkar upplýsingar sem best.

Ráðgjafafundir

Þetta eru fundir sem notaðir eru til að ræða ákveðna stefnu eða nýjung og hægt er að nota þær til að fá skoðanir þátttakenda á slíkri stefnu eða hugmynd. Dæmi gæti verið:

  • Farið yfir núverandi stefnu
  • Segðu frá annmörkum þess
  • Legg til breytingu
  • Leggðu áherslu á kosti slíkra breytinga
  • Viðurkenna hvaða veikleika sem er
  • Bjóddu athugasemdum

Fundir með lausn vandamála



Þessir fundir eru háðir því að formaður lýsi vandamálinu eins skýrt og mögulegt er. Veldu meðlimi í samræmi við reynslu sína, sérþekkingu eða áhuga og fá síðan sem mestar upplýsingar til að gera þeim kleift að búa til hugmyndir, bjóða ráðgjöf og komast að niðurstöðum. (Sjá einnig: Lausnaleit )

Fundir með ákvarðanatöku

Þessar tegundir funda hafa tilhneigingu til að fylgja viðurkenndri aðferð við málsmeðferð:

  • Lýsing á vandamálinu
  • Greining á vandamálinu
  • Teiknið fram hugmyndir
  • Ákveða hver er bestur
  • Náðu niðurstöðum

(Sjá einnig: Ákvarðanataka )



Mörg samtök, klúbbar og félög halda reglulega fundi til að gera félagsmönnum kleift að segja frá og ræða framfarir og vinna í höndunum, til að velta fyrir sér núverandi og framtíðarskipulagningu. Slíkir fundir geta innihaldið þætti úr fjórum dæmunum hér að ofan.

hlutfall af breytingum milli tveggja talna

Skipulagning og undirbúningur fyrir fund

Afar mikilvægt fyrir velgengni hvers fundar er afstaða og forysta formaður . Á fundi er formaður leiðtoginn og þarf sem slíkur að gegna sömu hlutverki og leiðtogi hvers starfshóps.

Til að fundur skili árangri þarf formaður:

  • Skipuleggja, skipuleggja og stjórna umræðu um viðfangsefni á dagskrá.
  • Haltu hópnum með því að hvetja og þróa samræmd sambönd.
  • Hvetja einstaklingana með því að hvetja alla til að leggja sitt af mörkum, umbuna viðleitni þeirra og styðja þá í öllum erfiðleikum.

Fyrir fundi ætti formaður að spyrja og leysa eftirfarandi spurningar:

  • Hver er tilgangur fundarins?
  • Er fundur viðeigandi?
  • Hvernig ætti að skipuleggja fundinn?
  • Hver ætti að mæta á fundinn?
  • Hvaða undirbúning er nauðsynlegur fyrir fundinn?

Hver er tilgangur fundarins?

Allir fundir verða að hafa tilgang eða markmið og formaður verður að spyrja spurninga, spurningar eins og:

  • Hvað á að ná með þessum fundi?
  • Er þörf á ráðgjöf varðandi tiltekið mál?
  • Er vandamál komið upp sem þarf skjóta umræðu?
  • Er þetta venjulegur fundur til að halda félagsmönnum „í sambandi“?

Er fundur viðeigandi?

Formaður ætti alltaf að íhuga hvort fundur sé nauðsynlegur eða hvort einhver annar samskiptamáti sé heppilegri, til dæmis minnisblöð eða tölvupóstur sem miðaður er við einstaklinga sem bjóða umsögn. Óþarfir fundir geta eytt tíma, leitt til gremju og neikvæðni og geta dregið úr hvatningu til að taka þátt í framtíðarfundum.

Hvernig ætti að skipuleggja fundinn?

Þetta fer mjög eftir tegund fundar sem á að halda. Það ættu að vera nokkur rök á bak við hvern fund, sama hversu lágstig eða óformleg, og þetta mun að mestu ráða efninu og gefa til kynna hvernig áætlanagerð ætti að fara fram.

Hverjir mæta á fundinn?



Þetta ræðst oft af eðli fundarins sjálfs. Í litlu skipulagi gæti fundur vel tekið til allra starfsmanna, en starfshópur eða nefndarfundur mun þegar hafa meðlimi sína fyrirfram ákveðna. Í stóru skipulagi eða deild gæti starfsfólk sem mætir vel verið fulltrúi annarra. Það er mikilvægt að viðkomandi einstaklingar geri sér grein fyrir fullum afleiðingum slíkrar framsetningar þar sem þeir tala ekki bara fyrir sjálfa sig. Fundir utan vinnustaðar geta verið stjórnarmenn eða aðrir áhugasamir.

Hvaða undirbúning þarf fyrir fundinn?

Ef hámarksframlag á að vera frá öllum þátttakendum ætti tilgangur fundarins að vera viðurkenndur af öllum. Áþreifanlegasta tjáningin á þessu er dagskrá sem ætti að dreifa fyrirfram til allra þeirra sem boðið var til fundarins. Dagskráin ætti að:

hvernig á að vera auðmjúkur í lífinu
  • Gefðu tíma og stað fundarins.
  • Skráðu þau viðfangsefni sem á að fjalla um og tilgreindu hver mun kynna þau.
  • Láttu fylgja viðeigandi greinar.
  • Gefðu þeim tíma sem fundinum lýkur.

Dagskráin: Þetta er megináætlun fyrir fundinn. Á flestum formlegum fundum er það samið af ritari í samráði við formaður . Ritari verður að dreifa dagskránni vel fyrir fundinn, þar með talin meðfylgjandi skjöl. Ritari óskar einnig eftir atriðum til að taka á dagskrá.

Reglulegir fundir byrja oft með fundargerðinni frá síðasta fundi sem fylgt var eftir 'mál koma upp' sem myndar tengsl við það sem hefur gerst á fyrri fundi. Flestum fundum er lokið með „önnur viðskipti“ (AOB) sem gefa öllum tækifæri til að hækka raunveruleg atriði á síðustu stundu; þó að formlegri fundir geti verið með AOB atriði skráð á dagskrá.

Dæmi um dagskrá gæti verið:

  • Biðst afsökunar á fjarveru.
  • Fundargerð síðasta fundar.
  • Mál sem koma upp (frá fundargerð síðasta fundar).
  • Liður 1 -Þjálfun og þróun.
  • 2. liður - Skýrsla um fjármögnun.
  • 3. liður - Fjármál & búnaður.
  • A.O.B. (Önnur viðskipti).
  • Tími og dagsetning næsta fundar.

Það geta auðvitað verið fleiri atriði á dagskránni. Þú getur fundið meira á síðunni okkar: Dagskrárstilling .

Halda áfram að:
Hvernig á að haga fundi
Fjarfundir og kynningar