Undirbúningur fyrir kynningu

Sjá einnig: Að skrifa kynningu þína

Undirbúningur er mikilvægasti liðurinn í því að halda árangursríka kynningu. Það er algerlega mikilvægur grunnur og þú ættir að verja eins miklum tíma og mögulegt er og forðast flýtileiðir. Góður undirbúningur tryggir að þú hefur hugsað vel um skilaboðin sem þú vilt (eða þarft) að koma á framfæri í kynningu þinni og það mun einnig hjálpa til við að auka sjálfstraust þitt.

Það eru ýmsir þættir sem þú þarft að huga að þegar þú undirbýr kynningu. Þau fela í sér markmið kynningarinnar, umfjöllunarefnið, áhorfendur, vettvang eða stað, tíma dags og lengd ræðunnar. Allt þetta mun hafa áhrif á hvað þú segir og hvernig þú segir það, svo og sjónræn hjálpargögn sem þú notar til að koma punktinum þínum á framfæri.


Markmiðið

Alltaf þegar þú ert beðinn um að halda kynningu eða tala við hóp fólks þarftu að byrja á því að spyrja um tilgang kynningarinnar.



Með öðrum orðum, hverju er ætlast til að kynningin nái, og hvaða niðurstöðu (s) búast skipuleggjendur og áhorfendur við?



Þessar niðurstöður munu móta kynningu þína, því hún verður að vera hönnuð til að ná markmiðinu og skila tilætluðum árangri.

Til dæmis gætirðu verið beðinn um að halda ræðu við garðyrkjuklúbb. Þú gætir verið sagt að tilgangur ræðunnar sé að fylla venjulegan fundaróf og að meðlimir klúbbsins hafi lýst yfir löngun til að læra meira um snyrtingu. Þú veist þess vegna að tal þitt þarf að vera skemmtilegt, nokkuð létt, en fróður og að áhorfendur þínir vilja læra eitthvað nýtt.

TOPPARÁÐ!


Vertu viss um að halda áfram að spyrja sjálfan þig þegar þú undirbýr kynninguna þína:

„Hvernig er það að hjálpa þessu markmiði og árangri að segja þetta?“


Viðfangsefnið

Efnið í kynningu þinni eða tali um kemur frá markmiðinu. Þeir eru tengdir, en þeir eru ekki endilega nákvæmlega sami hluturinn.



Til dæmis:

  • Efnið kann að vera gefið af samtökunum sem hafa boðið þér (eins og að tala um að klippa til garðyrkjufélagsins).

  • Þú gætir verið fróður á ákveðnu sviði (kannski hefur þú áhuga á staðarsögu).



  • Efnið getur verið að öllu leyti þitt innan ákveðinna takmarkana (þú gætir til dæmis verið beðinn um að gefa upp kynningu í viðtali í verkefni sem þér finnst hafa þróað hæfileika þína sérstaklega).


Áheyrendurnir

Áður en efni er undirbúið fyrir kynningu er vert að huga að væntanlegum áhorfendum.

Það er mikilvægt að sníða erindi þitt til áhorfenda og eftirfarandi atriði ættu að koma til greina:

  • Stærð hópsins eða áhorfenda sem vænst er.

    hvernig á að reikna út 5 af tölunni


  • Aldursbilið - erindi sem miða að eftirlaunaþegum verður allt annað en það sem miðar að unglingum.

  • Kyn - verða áhorfendur aðallega karl eða kona?

  • Eru það áheyrendur í haldi eða verða þeir þar af áhuga?

  • Ætlarðu að tala í vinnu eða frítíma þeirra?

  • Vita þeir eitthvað um viðfangsefnið þitt nú þegar eða verður það alveg nýtt fyrir þá? Er viðfangsefnið hluti af starfi þeirra?

  • Ert þú til að upplýsa, kenna, örva eða ögra?

    hvað ættir þú ekki að hafa í huga þegar þú skipuleggur kynningu?
  • Getur þú notað húmor og ef svo er, hvað telst við hæfi? Ef þú ert í einhverjum vafa um þetta er líklega best að forðast allt jafnvel fjarstæða.


Staðurinn

Það er mikilvægt að hafa sem mestar upplýsingar um staðinn þar sem þú ætlar að tala.

Það getur verið gagnlegt að skipuleggja að skoða staðinn fyrir viðburðinn. Það gerir mikið til að deyfa ótta ef þú getur séð staðinn fyrir þér meðan þú ert að undirbúa erindið. Hins vegar, jafnvel þó að þú getir ekki heimsótt, muntu líklega vera gagnlegt að vita:

  • Stærð herbergisins;

  • Sætaskipan (til dæmis í leikhússtíl, með sætaröðum; eða hringborði);

  • Framboð búnaðar, t.d. hljóðnema, fartölvu og skjávarpa, flettitöflu;

  • Framboð á aflpunktum og ef þörf er á framlengingarleiðara fyrir einhvern búnað sem þú ætlar að nota;

  • Ef herbergið er með gluggatjöld eða blindur. Þetta á við ef þú ætlar að nota sjónræn hjálpartæki og svo að þú getir tryggt réttan andrúmsloft fyrir kynningu þína;

  • Staða ljósrofa. Athugaðu hvort þú þarft einhvern til að hjálpa ef þú ert að nota hljóð- og myndbúnað og þarft að slökkva ljósin;

  • Líkurnar á truflun utan frá, td hávaði frá öðru herbergi; og

  • Aðgengi að bílastæðum svo þú hafir ekki langan göngutúr með allan búnað sem þú gætir þurft að taka.

Ef þessar upplýsingar liggja ekki fyrir fyrir fram mun það hjálpa þér að komast þangað svolítið snemma og gefa þér tíma til að setja upp.


Tíminn

Það verður oft enginn sveigjanleiki þann tíma dags sem kynning fer fram. Það hefur þó áhrif á hvað þú getur gert og hvernig þú getur skipulagt kynningu þína vegna líklegs ástands áhorfenda (sjá rammann).

Hvernig tími dags getur haft áhrif á áhorfendur þína


Morgunn:

Morguninn er besti tíminn til að tala vegna þess að fólk er almennt á mestu vakni. En þegar líður á hádegismatinn verður fólk svangt og missir einbeitinguna. Þetta á sérstaklega við ef atburðurinn hefur ekki innihaldið kaffihlé.

Eftir hádegi:

Eftir hádegismat finnur fólk oft fyrir syfju og sljóleika. Ef þér er gefinn rifa strax eftir hádegismat er gott að fá áhorfendur til að taka þátt. Umræða eða að koma áhorfendum á hreyfingu mun virka miklu betur en að setja fram margar skyggnur. Flettirit getur líka verið gagnlegra tæki en fartölva og skjávarpa, sérstaklega ef það þýðir að þú getur opnað blindur og notað náttúrulegt ljós.

Undir lok síðdegis hættir fólk aftur til að missa einbeitinguna þegar það byrjar að hafa áhyggjur af því að komast heim, umferðina eða safna börnum í skólann.

Kvöld eða helgi:

Utan venjulegs skrifstofutíma er líklegra að fólk sé til staðar vegna þess að það vill vera frekar en vegna þess að það þarf að vera þar. Það eru meiri líkur á athygli áhorfenda á kvöldin. En ef kynningin heldur of lengi gæti fólk þurft að fara áður en þú hefur lokið. Fólk verður líka minna umburðarlynt gagnvart lélegri kynningu vegna þess að þú ert á sínum tíma en ekki vinnuveitanda þeirra.


Lengd samtals

Finndu alltaf hversu lengi þú þarft að tala og athugaðu hvort þetta felur í sér eða útilokar tíma fyrir spurningar.

Finndu út hvort það séu aðrir hátalarar og, ef svo er, hvar þú ert settur í gangandi röð. Aldrei kjósa að fara síðast. Varist að keyra of mikið, því þetta gæti verið hörmulegt ef aðrir hátalarar fylgja þér.

áhrifarík leið til að bæta getu þína til samskipta er að

Það er mikilvægt að muna að fólk á erfitt með að viðhalda einbeitingu í langan tíma. Þetta er góð ástæða fyrir því að gera kynningu gagnorða, vel uppbyggða og áhugaverða. Markmiðið í 45 mínútur sem hámarks kynningu á einum fundi og helst látið vera að minnsta kosti 10 eða 15 mínútur fyrir spurningar. Engum dettur í hug að ljúka þingi snemma.


Að veita upplýsingar fyrirfram

Athugaðu alltaf hvaða upplýsingar þú þarft að gefa fyrirfram.

Skipuleggjendur stórviðburða og ráðstefna vilja gjarnan hafa allar PowerPoint kynningarnar nokkrum dögum á undan viðburðinum. Þetta gefur þeim tíma til að hlaða öllum kynningum og ganga úr skugga um að þau séu rétt merkt fyrir viðburðinn.

Sumir atburðir þurfa einnig ævisögur fyrirlesara fyrirfram til að setja bókmenntir á ráðstefnuna. Þegar þú ert beðinn um að halda kynninguna skaltu ganga úr skugga um að þú spyrjir hvað þarf fyrir hvenær - og afhenda það síðan.

Þú verður ekki vinsæll ef þú mætir á daginn og tilkynnir að þú hafir endurskrifað kynningu þína í lestinni. Það er alveg mögulegt að skipuleggjendur geti jafnvel ekki tekið á móti því, til dæmis ef hljóð- og myndmiðlunin er útveguð af sérstöku fyrirtæki eða af staðnum.


Og að lokum…

Að vera beðinn um að halda kynningu er heiður en ekki húsverk.

Þú ert fulltrúi fyrir samtök þín eða sjálfan þig, ef þú ert sjálfstætt starfandi. Þú ert heldur ekki þarna með réttu heldur með boði. Það er því mikilvægt að þú leggur þig fram og leggur þig fram við að tryggja að þú skili því sem áhorfendur þínir vilja. Þannig gæti þér bara verið boðið aftur í annan tíma.


Halda áfram að:
Skipuleggja kynningarefnið