Verkefnastjórnunarhæfileikar

Sjá einnig: Verkefnisskipulagning

Hvað er verkefnastjórnun?

Þú hefur kannski heyrt mikið um verkefnastjórnun og heldur að það sé flókið ferli. Mörgum finnst hugmyndin um verkefnastjórnun svolítið ógnvekjandi.

Í grundvallaratriðum er verkefnastjórnun hins vegar að ákveða hvað þarf að gera og sjá síðan til þess að það gerist.

Settu svona, það hljómar og er miklu einfaldara.

Hæfni verkefnastjórnunar

hvernig á að vera ekki stressaður að kynna

Þeir sem hafa hæfi verkefnastjórnunar - venjulega PRINCE2 eða forveri hennar PRINCE, sem stendur fyrir „verkefni í stýrðu umhverfi“ - láta þá ferla sem taka þátt í verkefnastjórnun hljóma mjög flókið.

Þeir sem sinna þjálfun verkefnastjórnunar hafa einnig hagsmuni af því að viðhalda þeirri sýn.

Þó að enginn vafi sé á því að formleg verkefnastjórnun hafi komið í veg fyrir að virkilega stór verkefni gangi yfir tíma og fjárhagsáætlun, þá þarf langflest verkefni í flestum stofnunum og heima ekki formlega verkefnastjórnun.

Hins vegar leggjum við til að fyrir stóran hluta verkefna sem reglulega eru unnin af fyrirtækjum og einstaklingum, geti nokkur grunn og nokkuð einföld vinnubrögð, notuð stöðugt, tryggt að verkefni skili árangri á réttum tíma og innan fjárhagsáætlunar.


Grunnreglur verkefnastjórnunar

Góð verkefnastjórnun eins og Áhættustjórnun , er liðsstarfsemi.

Einn af gagnlegum þáttum formlegrar verkefnastjórnunar er að það neyðir þig til að koma saman réttu fólki til að stjórna verkefninu. Það hefur einnig þann kost að krefjast góðra skjala.

Þetta gefur okkur tvær grundvallarreglur um verkefnastjórnun:



  1. Ákveðið hver þarf að taka þátt snemma, og fáðu þá um borð til að samþykkja umfang, æskilegan árangur og tímalínur fyrir verkefnið.

    Þessi hópur ætti að vera formlega tilnefndur Verkefnisstjórn , og bera ábyrgð á verkefninu.

  2. Skjalaðu allt . Þú verður að skrifa niður og fara reglulega yfir umfang þitt, árangur og tímalínur og hver ber ábyrgð á hverju verkefni.



    Það er líka gagnlegt að skjalfesta allt sem tengist verkefninu, jafnvel frjálsleg símtöl. Haltu bók við símann og hafðu það fyrir sið að skrifa glósur í símhringingum. Það getur líka verið gagnlegt að senda tölvupóst til þess sem þú hefur verið að tala við eftir símtalið og taka eftir því sem þú ræddir og samþykktir.

    hver af eftirfarandi eru tveir lykilþættir samningagerðarinnar

    Já, það hljómar skriffinnsku, en það kæmi þér á óvart hve oft tveir koma fram úr samtali með allt aðrar hugmyndir um það sem samið var um. Að skrifa það niður og deila því gerir að vissu að misskilningur þolir ekki lengi.

Verkefnaskjal

Það eru fjöldi nauðsynlegra verkefnisgagna sem þú þarft sem verkefnastjóri að undirbúa að fullu.

Þú verður einnig að taka þér tíma til að tryggja að allir þeir sem hlut eiga að máli séu lesnir og samþykktir, ef nauðsyn krefur að standa yfir þeim eins og þeir gera. En hversu langt þetta ferli tekur, þá er það vel þess virði að fjárfesta þar sem það gæti sparað þér mikinn tíma og vandræði í framtíðinni.



Góð verkefnisgögn innihalda:


  • Ein blaðsíðu yfirlit yfir verkefnið, þar sem fram kemur styrktaraðili verkefnisins, verkefnastjóri, umfang, mikilvægir tímafrestir, fjárhagsáætlun og „lyftustig“ verkefnisins eða hvernig þú myndir lýsa því fyrir forstjóranum ef þú hittir hann í lyftunni ( eða lyftu) og hann spurði hvað þú værir að vinna að.
  • Tímalína / verkefnaáætlun, þar sem kemur fram hve langan tíma hvert verkefni tekur, takmarkanir á hverju og hverjir eiga í hlut.
  • Fjárhagsáætlun, þar á meðal bæði fólk og fjárráð, sem getur oft verið erfiðast að samþykkja.
  • Áhættugreining. Sjá síðu okkar á Áhættustjórnun til að fá frekari upplýsingar um hvernig á að gera þetta.

Gantt töflur

Líklega tímafrekast að undirbúa en nauðsynlegast er verkefnaáætlunin eða tímalínan.

Eitt gagnlegasta formið er kallað a Gantt töflu .

Þetta setur fram á sjónrænu formi:

  • Öll verkefnin sem þarf að klára meðan á verkefninu stendur;
  • Allar hömlur á því hvenær hægt er að ljúka verkefnum, svo sem hvaða verkefni þarf að ljúka áður en önnur geta byrjað, eða sérstakir frestir;
  • Líkleg og hámarks lengd hvers verkefnis;
  • Auðlindirnar sem verða tileinkaðar hverju verkefni; og
  • Gagnrýna leiðin, eða í vísindalegum skilningi, „hlutfallstakmarkandi skrefin“, verkefnin sem skilgreina lengd verkefnisins vegna þess að ekki er hægt að stytta þau.

Einfalt Gantt-töflu lítur venjulega svona út:

Dæmi Gantt Chart skillsyouneed.com (c) 2014

Vegna þess að það sýnir tengsl milli verkefna hjálpar slík skýringarmynd til að koma í veg fyrir að þú dettur í gildru „kraftaverkakassans“ eins og í „ á þessu svæði mun kraftaverk gerast sem mun flytja okkur frá því sem við erum þangað sem við þurfum að vera '.

hvað stendur í stærðfræði

Fyrir frekari upplýsingar um aðra aðferð til að forðast „kraftaverkakassann“, notkun orsakamynda, skoðaðu síðuna okkar á Strategic Thinking .

Viðvörun!


Þú þarft töluvert af upplýsingum til að útbúa Gantt töflu, sem sum verða áætluð.

Því meira sem þú metur, þeim mun nákvæmara verður það og þú gætir þurft að fara yfir áætlanir þínar nokkrum sinnum áður en þú samþykkir tímalínu við bakhjarl verkefnisins eða verkefnisstjórn.

Hins vegar, ef þú gerir raunhæfa áætlun um nauðsynlegan tíma fyrir hvert verkefni, innan auðlindatakmarkanna, og Gantt-töflan þín sýnir að verkefninu þínu lýkur þremur mánuðum eftir æskilegan lokadag, þarftu líklega að semja aftur um frestina.

Þetta ferli kallast ‘ væntingastjórnun “ og, eins og góð skipulagning, mun forðast vandamál síðar.


Næsta verkefni þitt sem verkefnastjóri er að koma vinnunni af stað. Ef þú hefur gert áætlanagerðina ætti þetta að vera tiltölulega einfalt þar sem allir þeir sem hlut eiga að máli vita hvað þeir eru að gera. Þú þarft aðeins að athuga reglulega að allt gangi samkvæmt áætlun.


Reglulegar uppfærslur verkefna

Sem verkefnastjóri er það þitt að fá reglulegar uppfærslur frá verkefnastjórum til að tryggja að verkefnið sé á réttri leið. Þú þarft einnig að tilkynna um framvindu verkefnis til „ Verkefnisstjórn og láta þá hafa upplýsingar um vandamál sem koma upp.

Uppfærslur þínar frá verkefnastjórum þurfa ekki að vera formlegar. Þeir geta verið eins einfaldir og venjulegt símtal um framfarir. Hins vegar gætirðu kosið formlegri skýrslugerð, svo sem eins blaðs skýrslu. Þetta gæti verið á umferðarljósasniði þar sem verkefnastjórar voru beðnir um að segja til um hvort verkefni þeirra sé á réttri leið (grænt), í hættu á töfum eða vandamálum (gulbrúnt) eða fyrir seinkun eða vandamál (rautt).



Veistu hvað er að gerast


Sem verkefnastjóri er mikilvægt að þú vitir hvað er að gerast. Best er að treysta ekki á formlegar skýrslur, þar sem þær geta verið villandi. Farðu út og farðu og talaðu við verkefnastjórana. Kynntu þér þau og byggðu upp góð sambönd svo að þegar vandamál koma fram ertu fyrsta manneskjan sem þeir hringja í stað þeirrar síðustu. Þó að það sé ekki endilega þitt starf að leysa vandamál allra, þá gætirðu fundið að staða þín gefur þér yfirsýn sem þýðir að þú getur haft milligöngu um verkefnastjóra og leyst mál sem koma upp, að því tilskildu að þú vitir af þeim snemma.

Samningaviðræður og viðræður

Að lokum þurfa verkefnastjórar að hafa sterka samningafærni .

Þú verður að vera tilbúinn til að semja um og endursemja um umfang, forskrift, fjárhagsáætlun, tímamörk og tímalínur bæði við verkefnisstjórnina og verkefnastjóra. Sveigjanleiki, skipulag og hæfni til að hugsa stefnumótandi og einbeita sér að því sem er mjög mikilvægt eru lykilatriðið, svo skoðaðu síðurnar okkar á Færni í skipulagi og Strategic Thinking Skills .




Loksins…

Þrátt fyrir að formlegur agi verkefnastjórnunar hafi komið fram úr verkefnum í vinnuumhverfi geturðu beitt hugmyndunum á hvaða svið lífsins sem þú þarft til að fá eitthvað gert.

mismunandi gerðir töflna til að tákna gögn

Það er sjaldan sárt að íhuga hvað þú þarft að gera fyrst, hvað er hægt að gera meðan eitthvað annað er í vinnslu og hversu langur tími það tekur áður en þú byrjar á verkefni.

Halda áfram að:
Verkefnisskipulagning

Aðgerðaáætlun