Verkefnisskipulagning

Sjá einnig: Aðgerðaáætlun

Okkar Verkefnastjórn á síðunni eru grunnatriði hvernig stjórna á verkefnum, þar með talin gerð verkefnaáætlunar. Þessi síða veitir nánari upplýsingar um þetta ferli. Það útskýrir þætti verkefnaáætlunar og bendir til leiðar til að undirbúa einn. Það býður einnig upp á sjónræna leið til að tákna verkefnaáætlun og tímalínu.

hvernig á að undirbúa viðskiptamál

Oft er sagt að mynd sé þúsund orða virði. Ef svo er, þá er það vel þess virði að nota þinn tíma til að finna út hvernig þú teiknar myndir sem munu tákna verkefnaáætlun þína!

Þessi síða hjálpar þér að skilja hvernig á að gera það og einnig hvernig þú getur tekið aðra þátt í áætlanagerð þinni.



Teymisvinna


Verkefnisskipulagning er teymisstarfsemi, ekki einn að gera sjálfur, nema þú sért eini aðilinn sem tekur þátt í verkefninu. Allir sem ætla að taka þátt ættu að vera með í því að semja verkefnaáætlunina og samþykkja tímamörk, fjármagn og hvað þarf að gera og ættu einnig að geta séð verkefnaáætlunina stöðugt til að kanna hvað þarf að gera.


Byggingareiningar verkefnaáætlunar

Tveir grunnbyggingar verkefnaáætlana eru verkefni og tímamót .

  • Verkefni eru verkin sem þarf að vinna áður en verkefninu er lokið. Þeir endast í nokkurn tíma og þurfa fjármagn, fólk eða peninga.
  • Tímamót eru afrek, sem gerast á skilgreindum tímapunkti. Þeir hafa engar auðlindakröfur, en nást vegna verkloka.

Að undirbúa verkefnaáætlun

Ein besta leiðin til að skipuleggja verkefnið felur í sér tveggja eða þriggja tíma fundi með öllu lykilfólkinu sem er til staðar og notar tvo liti af post-it glósum og hvítt spjald til að kortleggja hvað þarf að gera, hvenær og af hverjum. Einfalt, en áhrifaríkt.

Ferlið ætti að keyra eitthvað á þessa leið:

  1. Notaðu einn lit af post-it glósum og skrifaðu niður alla tímamótin sem þú þarft að ná á leiðinni að niðurstöðu verkefnisins og númeraðu þau í tímaröð. Stingdu þeim öllum niður vinstra megin á borðinu.
  2. Fyrir hverja áfanga skaltu bera kennsl á aðra sem þarf að ná fyrst, áður en hægt er að hefja eða ljúka einum (undanfari) og skrifa þá á seðilinn fyrir þann áfanga.
  3. Nú, á mismunandi lit post-it seðla, greindu öll þau verkefni sem þarf að vinna til að ná hverjum áfanga. Notaðu skynsemi til að ákveða á hvaða stigi granularitet þú vilt vinna. Til dæmis, ef yfirverkefnið þitt er nýliðunaræfing, þá viltu stafa út hvert skref, allt frá því að útbúa starfslýsingar, í gegnum auglýsingar, sigtun, viðtöl, framkvæmd athugana og að bjóða starfið. En fyrir miklu stærra verkefni gætirðu falið í þér verkefni til að „ráða verkefnastjóra“.
  4. Fyrir hvert verkefni, greindu hvaða áfanga þeir færa og skrifaðu áfanga númerið á post-it fyrir verkefnið. Skrifaðu fóðrunarverkefnin á post-it fyrir hvern tímamót.
  5. Greindu hversu langan tíma hvert verkefni tekur og skrifaðu það á verkefnið eftir það.
  6. Greindu hvaða úrræði þú þarft til að ná hverju verkefni og skrifaðu það á post-it.



Á þessum tímapunkti gætirðu fundið fyrir því að þú hafir of miklar upplýsingar fyrir póst-minnispunktana. Ef svo er skaltu annað hvort bæta við öðrum í mismunandi litum eftir tímalengd og fjármagni eða halda áfram með sekúndu fyrir hvert verkefni og / eða áfanga.

  1. Nú skaltu greina hvaða tímamörk eru á tímamótum eða verkefnum, svo sem „verður að ljúka fyrir lok fjárhagsársins“. Skrifaðu þá á post-it.
  2. Búðu til dagatal á hvíta borðinu þar sem fram kemur lengd verkefnisins, tímabil fyrir tímabil.
  3. Settu öll tímamót og verkefni sem hafa tímaskort á réttum stað á dagatalinu.
  4. Settu nú öll önnur tímamót og verkefni sem eru tengd þeim sem eru með tímabundið og teiknið örvarnar á milli þeirra til að sýna í hvaða röð þeir þurfa að ljúka. Gakktu úr skugga um að þú hafir nægan tíma til að ljúka hverju verkefni samkvæmt áætlun þinni.
  5. Ef einhver tímamót eða verkefni eru eftir skaltu setja þau á viðeigandi stað.
  6. Þú ættir nú að geta séð „mikilvægu leiðina“, ferlið sem ákvarðar hversu langan tíma verkefnið tekur.
  7. Notaðu töflupenni til að merkja við mögulega „slaka“, það er þar sem verkefni geta runnið aðeins án þess að hafa áhrif á mikilvægu leiðina.
  8. Að lokum skaltu skoða hvaða úrræði þú þarft á hverju tímabili. Ef þú þarft viðbótarúrræði skaltu ganga úr skugga um að þú hafir gefið þér tíma og peninga til að eignast þau.

Þú hefur nú einfalt Gantt töflu og verkefnaáætlun!


Sjónrænt fulltrúi verkefnis

Það fer eftir því hve lengi verkefnið þitt mun hlaupa, eða þú gætir reitt þig á að hafa hvíta spjaldið með post-it glósum. Ef þú getur getur þetta verið besti, sveigjanlegasti og augljósasti sýnilegi leiðin til að halda skrá yfir verkefnaáætlun þína, sem hægt er að uppfæra í rauntíma til að endurspegla breytingar. Hins vegar, ef þú getur það ekki, þarftu annan kost.

hvað er góður húmor

Hugbúnaður fyrir verkefnaáætlun

Hugbúnaður fyrir verkefnaáætlun, svo sem Microsoft Project, er fáanlegur til að semja verkefnaáætlanir. Það mun taka upplýsingar þínar, í formi verkefnalista, með tímamörkum og tímamótum með dagsetningum og setja þær á sjónrænt form. Það hjálpar þér að setja fram hvað þú þarft að gera, hversu langan tíma það tekur og tengsl milli verkefna.

Hins vegar getur það líka hvatt þig til að flækja of mikið og týnast í smáatriðum frekar en að einbeita þér að heildarmyndinni. Lokaniðurstaðan er líklega skýringarmynd af þvílíkum flækjum að enginn getur skilið það. Þú getur því átt auðveldara með að nota ferlið hér að ofan og teiknað einfaldari mynd, svo sem ‘súlurit og stjörnu’ töflu.

Bar og stjörnukort

Súlurit og stjörnukort er einfalt form Gantt töflu.



Þegar þú hefur greint frá verkefnum þínum og tímamótum getur hver sem er dregið upp súlurit og stjörnukort með annaðhvort reglustiku og blýanti eða forriti eins og PowerPoint.

Það notar aðeins þrjá þætti: súlur fyrir verkefni, stjörnur fyrir tímamót og olnbogatengi á milli. Notaðu ‘tengin’ til að tengja saman stöng og stjörnur.

Dæmi um stjörnu og súlurit:

Bar og Star Chart dæmi.

Það sem skiptir máli er að hafa stjörnuna þína og súluritið einfalt, svo að það passi auðveldlega á einni síðu. Ef þú ert með of mörg verkefni og tímamót skaltu sameina sum þeirra til glöggvunar.


Niðurstaða

Mundu að það er ekki nóg að semja frábæra verkefnaáætlun.

fyrir hvað stend ég í stærðfræði

Þú þarft einnig að framkvæma það og það tekur aðra til. Svo það er mikilvægt að ganga úr skugga um að verkefnaáætlunin þín sé sýnileg.



Góðar leiðir til þess eru meðal annars að nota töflu og halda skrá yfir framfarir á augljósum stað, einhvers staðar þar sem allt liðið getur séð það - og vertu viss um að allir taki þátt í að uppfæra reglulega, eða betra, ennþá, að þeir geti uppfært það og skrifa um það sjálfir. Þannig er líklegra að þeir taki eignarhald og mun líklegra að verkefnið fari af stað.




Halda áfram að:
Aðgerðaáætlun
Strategic Thinking