Fjarfundir og kynningar

Sjá einnig: Hvernig á að haga fundi

Snemma árs 2020 breytti coronavirus vinnulagi margra. Samskipti fóru augliti til auglitis og inn komu fjarfundir og heimavinnan. Stórum ráðstefnum og viðburðum var aflýst eða varð sýndar, næstum á einni nóttu. Við þurftum öll skyndilega að læra nýja færni í að mæta og kynna á fjarfundum.

Fyrir marga hefur þetta verið mikið tækifæri. Það hefur þýtt að þurfa ekki að ferðast vegna vinnu og fjarlægja streitu. Sumir hafa kannski beðið um að vinna fjarvinnu í nokkurn tíma og hafa tekið undir þessa reynslu og þann aukna sveigjanleika sem það hefur boðið.

hvernig á að halda ró sinni meðan á kynningu stendur

Það virðist ólíklegt að við munum nokkurn tíma snúa aftur að heimi þar sem við höldum aðeins viðskiptafundi augliti til auglitis, eða þar sem svo margir starfa frá skrifstofum í miðborgum. Við vorum þegar að stefna að skilningi um að ekki væru allar viðskiptaferðir nauðsynlegar. Þetta þýðir hins vegar að nú er orðið nauðsynleg kunnátta að vita hvernig á að hlaupa og kynna á fjarfundum og ráðstefnum.




Hýsa, mæta og kynna

Það eru þrjú meginhlutverk á fjarfundum: hýsa, mæta og kynna.



  • Gestgjafinn er sá sem „á“ fundinn: sem setur hann upp, stýrir getu þátttakenda til að tala eða taka þátt og lýkur fundinum. Þeir munu einnig ákveða hvaða vettvangur er notaður fyrir fundinn (sjá rammann).

  • Viðstaddir fela alla sem mæta á fundinn. Þeir geta horft á og hlustað eða tekið virkan þátt.

  • Kynnar eru þeir sem halda framsögu á fundi.

Hýsa fjarfundi



Gestgjafinn hefur töluverð völd á fjarfundi - svipað og formaður á fundi augliti til auglitis . Þeir fá að velja hugbúnaðinn sem nota á (sjá rammann) og stjórna einnig hverjir tala á hverjum tíma.

Gestgjafinn setur einnig reglurnar fyrir fundinn.

Þetta geta samtökin sett fram, sérstaklega í vinnuaðstæðum. Það er hins vegar stjórnandans að minna alla á væntingarnar fyrirfram. Í boðspóstinum ættu þeir að setja fram allar reglur um klæðaburð eða aðrar takmarkanir. Þetta gæti til dæmis falið í sér að nota ekki svefnherbergi fyrir myndfund eða biðja alla um að hafa hljóðnema hljóðlausa nema þeir hafi verið beðnir um að tala.



Hugbúnaður fyrir fjarfundi


Það er úrval af hugbúnaði og forritum í boði til að keyra fjarfundi. Nokkrir vinsælir möguleikar eru Skype, Zoom og Google Hangouts Meet.

Allt þetta hefur kosti og galla.

Sem gestgjafi er mikilvægt að:

  • Veldu forrit sem þér líður vel með . Sérstaklega þarftu að vita um öryggismöguleikana og hvernig á að loka því ef eitthvað óeðlilegt gerist og þú ert „hliðarsláttur“ á einhvern hátt.
  • Gakktu úr skugga um að allir aðrir viti hvað þú munt nota og hvernig eigi að nota það. Ef nauðsyn krefur skaltu leggja fram leiðbeiningar eða vefhlekk svo fólk viti hvernig á að fá aðgang að hugbúnaðinum og geti hlaðið því niður fyrir tímann.

Það er mikilvægt að muna að fjarfundir eru erfiðari fyrir einbeitingu allra en augliti til auglitis.

Allir þurfa að leggja meira á sig til að ná í líkamstjáningu og aðrar vísbendingar sem ekki eru munnlegar, svo það er miklu þreytandi að mæta á fjarfundi. Sem gestgjafi, reyndu að hafa fundinn stuttan.



Það eru hlutir sem þú getur gert til að hjálpa við þetta. Þú getur til dæmis beðið fundarmenn að segja þér hvort þeir hafi sérstakan áhuga á einum dagskrárlið, svo að þú vitir að biðja þá um að tala um það. Þetta forðast að þurfa að bíða eftir sjónrænum vísbendingum.

‘Zoom þreyta’


Í árdaga lokunar kransæðavírusans í Bretlandi voru margar sögur af skólum og vinnustöðum sem búast við að börn og fullorðnir myndu eyða öllum deginum á Zoom eða öðrum vídeó-ráðstefnupöllum.

Samfélagsmiðlar voru fullir af fólki sem tilkynnti um þreytu í lok dags og fyrirbærið varð þekkt sem „Zoom þreyta“.

Sem betur fer voru aðlöganir fljótt gerðar, þar sem allir áttuðu sig á því að stafrænir fundir voru ekki það sama og að sitja í kennslustofu eða fundi allan daginn.

En af hverju ekki?

Það kemur í ljós að þú þarft að einbeita þér miklu meira á stafrænum fundi. Það er virkilega miklu þreytandi, vegna þess að þú þarft að huga miklu meira að hinu fólkinu til að taka upp líkamstjáningu og önnur ómunnleg samskipti. Þú getur séð minna af þeim og þegar það er mikið af fólki er það enn erfiðara.

Það er, það kemur í ljós, mjög góð ástæða fyrir því að „ókeypis reikningur“ takmörk á Zoom símtölum eru 40 mínútur: það er vegna þess að það er nógu langt í flestum tilgangi.

hvernig á að finna hlutfall af mismun

Mæta á fjarfundi

Það eru nokkur atriði sem þarf að huga að áður en þú mætir á fjarfundi fyrir alla þátttakendur, þar á meðal gestgjafann og alla kynningaraðila. Þetta felur í sér:

  • Velja hentugan stað

    Þú ættir að velja rólegt herbergi, fjarri restinni af fjölskyldunni. Það þarf einnig að hafa viðeigandi nettengingu - svo forðastu allt of langt frá þráðlausa leiðinni nema þú hafir nóg af hvatamönnum um húsið. Þú þarft líka að hugsa um hvar þú ætlar að sitja. Það er betra að hafa náttúrulegt ljós, en EKKI beint fyrir aftan þig, þar sem þetta gerir það erfiðara að sjá andlit þitt.

    Orð um bakgrunn


    Það er þess virði að hugsa um hvað er á bak við þig í myndavélarskotinu, því allir ætla að sjá það. Hreinn veggur er fínn eins og bókahillu (þó að þú viljir íhuga hvaða bækur fólk mun sjá).

    dæmi um háttvísi og erindrekstur á vinnustað

    Sum forrit leyfa þér að setja upp raunverulegan bakgrunn. Þetta gæti þó þurft „grænan skjá“ og áhrifin geta verið minna en hugsjón án þess.


  • Að setja tæknina upp

    Ef þú ætlar að nota myndavélina en ekki bara hljóð, vertu viss um að hafa hana í eða í kringum augnhæð. Þetta lítur miklu eðlilegra út. Athugaðu hljóð og myndband þitt fyrirfram (mörg forrit gera þetta fyrir þig þegar þú tengist) og þagga hljóðnemann nema þú talir til að koma í veg fyrir að trufla aðra hátalara.

  • Fjarlægja truflun

    Mundu að þú munt vera sýnilegur fundarstjóranum og öðrum þátttakendum. Fjarlægðu símann þinn eða skiptu honum að lágmarki í hljóðlát, svo að þér verði ekki hugleikið af tilkynningum.

Undirbúningur og skipulagning

Eins og með alla fundi er mikilvægt að undirbúa sig fyrirfram. Reyndar, á fjarfundi er líklega enn mikilvægara að undirbúa sig, því þú færð kannski aðeins eitt tækifæri til að tala.

Horfðu á dagskrána og hugsaðu um þau atriði sem þú vilt koma fram. Þéttið þau eins mikið og mögulegt er til að forðast að sóa tíma einhvers.

Ef þú hefur nokkur mikilvæg atriði að gera er vert að senda tölvupósti til gestgjafans fyrir tímann. Segðu þeim hvað þú vilt segja og hvers vegna, svo að þeir viti að kalla til þín á fundinum.


Kynning á fjarfundum

Það er list að kynna lítillega. Það er mjög EKKI það sama og að kynna sjálfur og það er þess virði að hugsa um það fyrir tímann. Þessar hugmyndir munu hjálpa.

  • Fyrst skaltu stytta kynninguna. Í öðru lagi, styttu það aftur.

    Það er erfitt að halda athygli fólks meðan á fjar kynningu stendur. Besti kosturinn er að stytta kynninguna eins mikið og mögulegt er, og sérstaklega, fækka skyggnum. Þú ættir að stefna að því að hafa örfáa sem koma með sérstök atriði - og hafa það svo bara stutt.

  • Byggðu inn að minnsta kosti 5 mínútna viðbragðstíma fyrir fólk sem missir tengingu

    Það er pirrandi, en það gerist á fjarfundum: fólk missir tengingu og missir svolítið og þú verður að fara yfir það aftur. Byggðu þann tíma inn og vertu viss um að enn sé tími fyrir spurningar.

  • Gerðu kynninguna þína gagnvirka

    Það er miklu auðveldara fyrir fólk að einbeita sér ef þú getur gert kynningu þína gagnvirka. Þú getur notað verkfæri til að bæta stuttum spurningalistum við fundinn þinn, eða gert hlé og spurt spurningar. Það er líka gagnlegt að veita reglulega tækifæri til að spyrja spurninga frekar en að bíða þar til yfir lýkur.

    Topp ráð! Gefðu fólki góðan tíma til að svara


    Fólk er oft lengur að byrja að tala á fjarfundum, því það vill vera viss um að það trufli ekki einhvern annan.

    Það getur því verið gagnlegt að leyfa lengri hlé en þú myndir venjulega búast við áður en þú byrjar að tala. Það er líka þess virði að athuga sérstaklega í lokin að enginn annar hefur einhverjar spurningar.


  • Láttu tækni þína vera sett upp fyrirfram eins og hver annar þátttakandi

    Veldu staðsetningu þína, vertu viss um að hún sé hljóðlát og settu bakgrunninn þinn upp. Hafðu allar skyggnur opnar og tilbúnar til að deila og vitaðu hvernig á að gera það fyrir tímann.

    Ef þú ert að fara að gera mikið af fjarskynningum getur verið þess virði að fjárfesta í sérstökum skrifborðs hljóðnema, frekar en að treysta á þann sem er á fartölvunni þinni eða tölvunni. Gæði hljóðsins verða betri. Notkun heyrnartól getur hjálpað til sem bráðabirgðalausn.

  • Áður en þú byrjar skaltu loka öðrum gluggum í tölvunni þinni

    Þú gætir þurft að fara á milli forrita meðan á kynningu stendur. Vertu viss um að sýna ekki óvart hvað þú varst að vafra um, eða nýjustu (trúnaðar) skýrsluna þína með því að loka öllum gluggum sem þú munt ekki nota, áður hefja kynningu þína.

  • Mundu að þú ert á myndavélinni meðan á kynningunni stendur

    hvers vegna eru ómunnleg samskipti mikilvæg

    Ólíkt fundi, þar sem líklegt er að þú sért í að minnsta kosti metra fjarlægð frá öðrum þátttakendum - meira í stórri kynningu - ertu í raun nokkuð nálægt myndavélinni þinni. Myndavélin mun beinast að andliti þínu og höfði og þú þarft að horfa á það, EKKI á skjáinn þinn eða glósurnar þínar.

    Einnig munu hendur þínar verða minna sýnilegar en venjulega, en svipbrigðin þín meira. Þú þarft því að hugsa um líkamstjáningu þína og önnur ómunnleg samskipti og ganga úr skugga um að hún sé eins áhrifarík og mögulegt er.

    Nánari upplýsingar um þetta, sjá síður okkar á Samskipti sem ekki eru munnleg .
  • Deildu kynningu þinni á eftir

    Þetta er alltaf mikilvægt - en kannski enn frekar með fjarfundi þar sem fólk hefur glatað tengingu og ekki viljað segja það.




Lokaorð

Að mæta á fjarfundi, þar á meðal að kynna á þeim, er EKKI það sama og að vera þarna persónulega. Þú verður að einbeita þér meira og það er þreytandi. Þeir eru erfið vinna. Sem þátttakandi, og sérstaklega sem gestgjafi eða kynnir, hefurðu þátt í að gera þau auðveldari fyrir alla. Að nota ráðin á þessari síðu hjálpar þér að gera það.

Halda áfram að:
Samskiptahæfileika
Ábendingar um áhrifaríkar kynningar